طلب المعلومات (RFI) هو عملية رسمية لجمع المعلومات من الموردين المحتملين لسلعة أو خدمة.
الغرض من طلبات المعلومات هو كتابتها من قبل العملاء وإرسالها إلى الموردين المحتملين.
وعادةً ما يكون طلب المعلومات هو أول وأوسع سلسلة من الطلبات التي تهدف إلى تضييق نطاق قائمة المرشحين المحتملين للبائعين.
يمكن أن تكون طلبات المعلومات (RFI) مفيدة في المواقف التي يكون فيها لدى المنظمة القليل من المعرفة حول البائعين المحتملين وتريد تقليل الوقت والتكلفة لتقييم البائعين .
وغالبًا ما تستخدم RFI في مجموعة متنوعة من الحالات، على سبيل المثال، في عمليات شراء تكنولوجيا المعلومات الرئيسية .
الهدف من استخدام RFI هو جمع المعلومات عن السوق بطريقة رسمية ومنظمة.
ويجب أن يحدد المستند المتطلبات التي تمتلكها المؤسسة أثناء طلب إجابات محددة حول كيفية استيفاء البائع لها.
للمساعدة في تحديد الفروق بين البائعين، سيركز طلب المعلومات (RFI) الجيد أيضًا على المتطلبات الفريدة للأعمال التجارية المستفسرة وعلى المخاوف التي يقل احتمال معالجتها من قبل كل بائع.
حيث يُطلب من المستلمين عادةً إرسال ردودهم بتنسيق قياسي لتسهيل المقارنات.
مجالات الاستخدام
يمكن استخدام RFI في عدد من السيناريوهات مثل تكنولوجيا المعلومات والوكالات الإعلانية وفي صناعات البناء.
ويمكن أن تساعد RFIs أيضًا في اختيار أدوات تخطيط موارد المؤسسات ( ERP ) والسجلات الصحية الإلكترونية ( EHRs ).
وفي قطاع تكنولوجيا المعلومات، تُستخدم RFI عادةً للحصول على البرامج من البائعين.
وعادةً ما يتم استخدام البرنامج لفترة طويلة من الوقت، لذلك من المهم أن تختار المؤسسة من البائع المناسب.
ويجب أن يحدد RFI متطلبات عمل واضحة مثل عمليات الدمج مع البرامج أو الأجهزة الأخرى أو حالات الاستخدام أو خيارات الإدارة.
أما في البناء، قد يتم إرسال طلبات المعلومات من قبل المقاول إلى المصمم، أو من المقاول إلى العميل،
أو من المقاول من الباطن إلى العميل، أو من المقاول من الباطن إلى المقاول الرئيسي.
وعادة، سيتم استخدام RFIs في البناء قبل تقديم عروض الأسعار وما بعده.
هنا، يجب أن يقدم طلب المعلومات (RFI) استفسارات بشأن المواد أو المواصفات أو رسومات التصميم أو المعايير أو معلومات العقد.
كيف تكتب نموذج RFI
تعتمد الطريقة التي يتم بها كتابة طلب المعلومات على الصناعة التي تتم كتابتها من أجلها.
ومع ذلك، فإن طلب المعلومات الأساسي سيكون من أربع أو خمس صفحات وسيتضمن الأقسام التالية:
- نظرة عامة
- المعلومات المطلوبة
- توقعات الاستجابة
- إيضاح
يجب كتابة قسم النظرة العامة لتوضيح أهداف المنظمة وغاياتها، مثل ما هو مطلوب لكل من الأهداف قصيرة وطويلة الأجل.
ويجب إدراج المعلومات الأساسية هنا، مثل المعلومات التمهيدية حول منظمة مقدم الطلب.
وفي نهاية هذا القسم، يجب أن يعرف البائع من هي المنظمة وأن المستند عبارة عن طلب معلومات.
فيما يجب أن يغطي القسم الثاني المعلومات المطلوبة، ويجب أن يُفصِّل هذا القسم المعلومات المطلوبة من البائع، بما في ذلك المواصفات مثل الجداول الزمنية للتسليم والمتطلبات الوظيفية .
كما يجب أن يكون هذا القسم خاصًا بالمعلومات التمهيدية المطلوبة من البائع ولكن لا ينبغي أن يتعمق في التفاصيل.
وبنهاية هذا القسم، يجب أن يكون لدى البائع تفاصيل كافية لتقديم رد.
ويجب أن يحدد القسم التالي ما هو متوقع من الاستجابة وأن يفصل هذا معايير التقييم، إلى جانب إرشادات حول كيفية الاستجابة ومتى يتم الرد عليها.
ويمكن إرسال كل من استجابة RFI واستجابة RFI إلكترونيًا، على سبيل المثال، عبر البريد الإلكتروني.
ويجب أن يتضمن هذا القسم تنسيقًا، مثل نموذج معدة مسبقًا، يمكن للبائع استخدامه للإجابة على أي طلبات معلومات.
ستسهل هذه العملية مقارنة إجابات البائعين الآخرين لاحقًا.
كما يجب أن يكون قسم التوضيح أخيرًا ويجب أن يشير إلى أي تفاصيل في اللحظة الأخيرة لم يتم ذكرها بعد.
طلب المعلومات (RFI)
يمكن أن يتضمن هذا القسم توضيحات حول المعلومات التي لا يتم البحث عنها.
وأثناء كتابة طلب المعلومات، يجب أن يعتمد الهيكل على احتياجات المرسل.
ويعتبر أحد الأهداف الرئيسية لطلب المعلومات هو القدرة على تقييم البائعين المتعددين بسرعة،
وهو الأمر الذي يجب أن يوضع في الاعتبار أثناء صياغة طلبات المعلومات ونماذج الاستجابة.
وهذا يعني أنه يجب تقديم إرشادات واضحة للردود – وتقديمها بتنسيق أو ترتيب معين.
وبالإضافة إلى ذلك، يجب كتابة طلب المعلومات بحيث يكون واضحًا ويسهل على البائع الرد.
على هذا النحو، بمجرد كتابة طلب المعلومات، يجب على المنظمة التأكد من أنه واضح ومختصر.
أفضل ممارسات RFI
قبل كتابة طلب طلب معلومات، من الأفضل أن تضع في اعتبارك مجموعة من أفضل الممارسات التي يجب اتباعها.
حتى بعد كتابة طلب المعلومات، يجب مراعاة هذه الممارسات لضمان الوضوح.
يجب على المنظمات القيام بما يلي:
- قصر طلب المعلومات على المعلومات المطلوبة فقط.
- كن محددًا فيما يتعلق بالمعلومات المطلوبة ولكن تجنب التفاصيل المتعمقة.
- اتبع أي تنسيقات محددة مسبقًا من أجل تمكين المزيد من المقارنات المباشرة.
- الحد من طلبات المعلومات لمعلومات الموارد والقدرات والتسعير، وعلى سبيل المثال، ليس المعلومات المطلوبة في هذه المرحلة.
- أعط أوقات استجابة عادلة، فعادةً ما تستغرق الاستجابة إلى طلب معلومات وقتًا أقل من الاستجابة للأشكال الأخرى، لذلك من المتوقع حدوث تحول من أسبوع إلى أسبوعين.
- استخدم RFIs لجمع المعلومات العامة، فيجب على المنظمات الابتعاد عن تضمين معلومات أكثر تحديدًا ومتعمقة، ويجب ألا تشير طلبات الحصول على المعلوماتإلى نية الشراء النهائية .
- قم بتضمين العناصر المرئية في بعض طلبات المعلومات، مثل تلك المستخدمة في البناء، لمساعدة البائع في زيادة فهم المعلومات المطلوبة.
استجابة RFI
استجابة RFI هي الاستجابة التي سيعيدها البائع إلى المنظمة بعد طلب المعلومات الأولي.
وعلى الأرجح، سيستخدم البائع نظامًا أساسيًا لإدارة الاستجابة للرد على طلبات المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك، من المحتمل أن يكون لدى مستخدمي النظام الأساسي للإدارة مكتبة إجابات جاهزة للسحب منها لتقديم استجابات أسرع وأكثر دقة.
قد تحدث عملية الاستجابة بأكملها عبر الإنترنت وتتضمن تحميل المستندات الممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، ويمكن أيضًا إرسال الرد من خلال نسخة ورقية.
للاطلاع على المزيد من الأخبار المعمارية
