طلب تقديم العروض (RFP)
طلب تقديم العروض (RFP) هو مستند عمل يعلن عن مشروع ويصفه ويطلب عطاءات من مقاولين مؤهلين لإكماله.
وتفضل معظم المنظمات إطلاق مشاريعها باستخدام طلبات تقديم العروض، وتستخدمها العديد من الحكومات دائمًا.
فعند استخدام طلب تقديم العروض، تكون الجهة الطالبة للعطاءات مسؤولة عن تقييم جدوى العطاءات المقدمة،
والصحة المالية للشركات المتقدمة، وقدرة كل مقدم عطاء على تنفيذ المشروع.
المآخذ الرئيسية
- طلب تقديم العروض (RFP) هو إعلان عن مشروع تنشره إحدى المنظمات بشكل علني يشير إلى طلب العطاءات للمقاولين لإكمال المشروع.
- يحدد طلب تقديم العروض (RFP) المشروع بالنسبة للشركة التي تصدره وكذلك للشركات التي تستجيب له.
- يصف طلب تقديم العروض المشروع، وأهدافه، والمؤسسة التي ترعاه ويحدد عملية تقديم العطاءات وشروط العقد.
- يتم استخدام طلبات تقديم العروض من قبل معظم الوكالات الحكومية والعديد من الشركات والمؤسسات الخاصة.
- البديل هو عملية أقل رسمية قد تفشل في تحديد أفضل بائع وأفضل خطة لإنجاز المشروع.
فهم طلب تقديم العروض (RFP)
تُستخدم طلبات تقديم العروض للمشاريع المعقدة، وغالبًا ما تتطلب عددًا من المقاولين من الباطن.
حيث يصفون المنظمة التي أصدرت طلب تقديم العروض، ونطاق المشروع الجاري تنفيذه، ومعايير تقييم الإدخالات.
كما أنها توضح عملية تقديم العطاءات وشروط العقد.
وتتضمن الطلبات بيان عمل يصف المهام التي يتعين على مقدم العطاء الفائز القيام بها والجدول الزمني لإنهاء العمل.
كما تنصح طلبات تقديم العروض مقدمي العطاءات حول كيفية إعداد العروض، مع إرشادات محددة حول كيفية تنسيق العطاءات وتقديمها.
وهي تتضمن بشكل عام تعليمات حول المعلومات التي يجب أن يتضمنها مقدم العطاء والصيغة المطلوبة.
لا ينبغي أن يكون العرض مفصلاً بحيث يعيق إبداع المقاول، أو غامضًا جدًا بحيث يُترك المقاول في حيرة من أمره.
كما تصدر معظم طلبات تقديم العروض من قبل الوكالات الحكومية والمنظمات الأخرى في القطاع العام.
يُطلب منهم عمومًا فتح المنافسة بين الشركات الخاصة وإزالة التحيز من العملية.
وتريد الوكالات التأكد من حصولها على أقل العروض وأكثرها تنافسية.
ومع ذلك، يجوز لأي مؤسسة خاصة أو عامة طرح RFP للحصول على عطاءات متعددة ومجموعة متنوعة من وجهات النظر حول المشروع.
فعلى سبيل المثال، قد تقدم الشركة التي ترغب في تغيير عملية إعداد التقارير الخاصة بها من نظام قائم على الورق إلى نظام قائم على الكمبيوتر،
طلبًا للحصول على عرض للأجهزة والبرامج وبرنامج تدريب المستخدم لإنشاء النظام الجديد ودمجه في عمل.
وقد تمنحهم عملية تقديم العطاءات التنافسية رؤية أكبر للبدائل المتاحة.
متطلبات طلب تقديم العروض
قد يُطلب من الوكالات الحكومية أو الكيانات الأخرى إصدار طلبات لتقديم عروض لتقديم منافسة كاملة ومفتوحة ولخفض تكلفة الحل.
قد لا يعني قبول عرض أكثر استجابة للمواصفات دائمًا أقل عرض سعر.
ويمكن أن يضمن إنشاء طلب تقديم عرض بمهارة نجاح أو فشل الحل الناتج.
فإذا كانت المتطلبات المحددة غامضة للغاية، قد لا يقوم مقدم العطاء بتصميم وتنفيذ حل مناسب للمشكلة.
وإذا كانت المتطلبات مفصلة للغاية ومقيدة، فقد يكون ابتكار مقدمي العطاءات محدودًا.
كما تبدأ عملية طلب تقديم العروض بصياغة طلب تقديم العروض.
ويقوم المزايدون بمراجعة الالتماس وتقديم اقتراحات للتحسين.
فبعد تنفيذ الملاحظات، يتم إصدار الطلب النهائي للمقترح.
ثم يقدم العارضون مقترحاتهم.
ويضيق العميل الاختيار إلى مجموعة صغيرة من مقدمي العطاءات ويدخل في مفاوضات حول الأسعار والتفاصيل الفنية.
كما يجوز للعميل أن يطلب من مقدمي العطاءات الباقين تقديم أفضل عرض نهائي قبل منح العقد.
ثم يتم تقديم العقد إلى الشركة التي تقدم أفضل حل لهذه المشكلة.
فوائد طلب تقديم العروض
طلب تقديم العروض هو، في جزء منه، إعلان، حيث يعلن عن استمرار المشروع ويفتح الباب أمام المرشحين المؤهلين الذين يمكنهم إنجاز المهمة.
وفي الحكومة، تم اعتماد طلب تقديم العروض كطريقة لضمان إزالة المحسوبية كعامل في مكافأة العقود.
كما أنه يفتح العملية للمنافسة، والتي من المتوقع أن تحافظ على انخفاض تكاليف المشروع.
إن البديل لطلب تقديم العروض هو عملية أقل رسمية تتطلب من مدير المشروع البحث وتحديد البائعين المحتملين للمشروع.
واعتمادًا على مدى شمولية البحث، يمكن أن تكون الردود المحتملة محدودة.
RFP مقابل RFQ مقابل RFI
طلب تقديم العروض (RFP)، طلب عرض الأسعا (RFQ) ، وطلب المعلومات (RFI) هي ثلاثة أنواع مختلفة من المستندات التي تستخدمها الشركات والكيانات الأخرى للوصول إلى مجتمع الأعمال للموردين أو المقاولين الذين قد يتمكنون من ذلك للعمل.
- يعلن طلب تقديم العروض، كما هو مذكور أعلاه، عن مشروع معين تم التخطيط له ويطلب من المقاولين القادرين على إنجاز المهمة.
- طلب عرض الأسعار (RFQ) هو طلب يتم إرساله إلى عدد من الموردين الذين يسعون للحصول على عطاءات لعقد لتوريد منتجات أو خدمات معينة.
- يجب أن يحدد الطلب الجودة والكمية المطلوبة والتوقيت الذي تريده الشركة أو المنظمة.
- طلب المعلومات (RFI) هو دعوة للموردين للحصول على معلومات مكتوبة عن المنتجات والخدمات التي يمكنهم تقديمها.
يمكن استخدامه لجمع المعلومات لقاعدة بيانات الموردين للرجوع إليها في المستقبل.
للاطلاع على المزيد من الأخبار المعمارية
