معلومات عن طلب عرض الأسعار (RFQ)

طلب عرض الأسعار (RFQ)، والذي يُعرف أحيانًا باسم دعوة لتقديم العطاءات (IFB)،

هو مستند يطلب من الموردين لتقديم عروض أسعار لفرصة إنجاز مهمة أو مشروع.

وترسل بعض الشركات طلبات عروض الأسعار كطلبات قائمة بذاتها، أو كجزء من عملية طلب العروض (RFP).

ونظرًا لأنه يمكن استخدام طلبات عروض الأسعار في نقاط مختلفة في عملية تحديد المصادر، فقد تكون مربكة بعض الشيء.

ومع ذلك، فإن هذه المستندات مهمة:

فهي توضح تكاليف المورد وشروط الدفع ومواصفات المنتج أو التفاصيل.

إليك ما يتضمنه RFQ، والفرق بين RFQ مقابل RFP، وكيفية استخدام واحد في مؤسستك.

RFQ مقابل RFP

طلب تقديم العروض (RFP) هو مستند يعلن عن مشروع، ويصف ما يستلزمه، ويطلب عطاءات من المقاولين المؤهلين لإكمال المشروع.

أما طلب تقديم العروض هو مستند اتصال يخبر الموردين المحتملين بما تريد شراءه وتوقعاتك للتسليم أو التخصيصات أو الخدمة والصيانة.

وبالمقارنة، غالبًا ما تكمل طلبات عروض الأسعار عملية تحديد المصادر من خلال مطالبة الموردين بتقديم أسعار للعناصر التي اقترحوها في طلب تقديم العروض.

ومع ذلك، يمكن أيضًا استخدام طلبات عروض الأسعار كخطوة أولى في عملية طلب تقديم العروض إذا كان السعر عامل تمييز أول مهم.

متى يجب إصدار طلب عرض أسعار؟

يعتمد ذلك على المنظمة والاتفاقيات القطاعية والحاجة التي يتم سدها.

يمكن أيضًا استخدام طلبات عروض الأسعار كأداة تحديد مصادر عندما تعرف البائع الذي تريد العمل معه، لكنك تريد المزيد من التفاصيل حول السعر.

ويمكن أيضًا استخدام RFQ نوعًا ما مثل التفاوض على الراتب عند تجديد العقود مع الموردين الحاليين.

وفي الأساس، تتعلق طلبات عرض الأسعار بالسعر والتكلفة.

إنها عملية الشراء لطلب عروض الأسعار لعنصر أو مهمة أو مشروع معين.

استخدم طلب عرض الأسعار عندما يعرف فريقك بالضبط ما تبحث عنه مؤسستك وقد خضعت بالفعل لفحص شامل لمعايير أخرى.

كيف يعمل RFQ؟

أولاً، حدد ما إذا كنت ستسمح لأي بائع بإرسال رد على طلبك للحصول على عرض أسعار (RFQ)، أو ما إذا كان سيتم إصدار هذا المستند لمجموعة مختارة من الموردين.

وهناك إيجابيات وسلبيات لكل منها:

ففي حين أن إصدار RFQ لمجموعة أكبر من البائعين قد يؤدي إلى الحصول على أسعار أكثر تنافسية، فهذا يعني أيضًا المزيد من أعمال التدقيق لفريق المشتريات الخاص بك.

ويمكن أن يؤدي الإصدار لمجموعة مختارة إلى جعل العملية أكثر كفاءة.

وبمجرد حصولك على مجموعتك المستهدفة من البائعين، تتكون عملية RFQ من أربع خطوات.

1. قم بإعداد RFQ: يجب أن يتضمن RFQ قائمة بالمنتجات مع أي مواصفات أو ميزات مطلوبة، وكمية العقد أو مدته، وتاريخ التسليم، وشروط الدفع.
2. معالجة الردود: راجع أسعار كل شركة وحدد الشركة التي يمكنها تقديم جميع المنتجات / الخدمات التي تحتاجها.
3. إرساء العقد للمورد الذي يستوفي معايير التأهيل ويقدم أفضل عطاء.
4. أغلق طلب عرض الأسعارواستعرض نجاح العملية.

لتزويد فريق المشتريات بالمعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرار مستنير، يجب أن يكون طلب عرض الأسعار محددًا بشأن المتطلبات الكاملة للمشروع.

ويجب أن توفر فهمًا لقدرات المورد وتكاليفه وسعره وشروط الدفع.

سيساعدك طلب عرض الأسعار الذي يتم تنفيذه جيدًا في الحكم على ما إذا كان المورد يمكنه توفير ما تحتاجه مؤسستك أم لا بالسعر الذي تريد دفعه.

حيث يتيح لك تقييم جميع الحلول التي تلبي متطلبات مصادر مؤسستك بناءً على التكلفة التي تتحملها مؤسستك.

لماذا يجب استخدام RFQ؟

يشكل طلب عرض الأسعار جزءًا أساسيًا من عملية الشراء.

عند استخدامه مع طلب تقديم العروض، فإنه يساعد في إنهاء عملية تحديد المصادر وضمان أن تبدأ العلاقة بين المورد والمشتري بالطريقة الصحيحة.

هناك أيضًا مناسبات يمكن أن يكون فيها استخدام RFQ بحد ذاته مفيدًا.

استخدم عملية RFQ عندما: 

• لقد قمت بتضييق نطاق قائمة البائعين المؤهلين
• أنت تعرف المنتج أو الخدمة المحددة التي ترغب في شرائها
• ستختار بائعًا بناءً على السعر بشكل أساسي
• سوف تشتري منتجًا بكميات كبيرة
• أنت تخطط لشراء منتج لا يتطلب التخصيص
• لا تحتاج إلى خطة خدمة وصيانة أو دعم مدرج في الاتفاقية

تركز طلبات عروض الأسعار على الحصول على أفضل سعر ممكن لاحتياجات الشراء الخاصة بك.

وعلى هذا النحو، يتم استخدامها بشكل مثالي في المواقف التي توجد فيها حاجة شراء محددة لا تتطلب الكثير من التخصيص الإضافي.

وقد يكون مخترع MRO مرشحًا جيدًا لعملية RFQ.

كيف تبدأ مع RFQs؟

من الناحية المثالية، ستجعل عملية RFQ الحياة أسهل لفريق المشتريات.

حيث يتيح لك تقييم جميع الحلول التي تلبي متطلبات مصادر مؤسستك بناءً على التكلفة التي تتحملها مؤسستك.

فالحيلة هي إدارة عملية RFQ دون إضافة عمل إضافي للفريق:

حيث يمكن أن تساعد أدوات الشراء الرقمية.

كما تُمكِّن أداة الطلبات فريق المشتريات من عرض عطاءات الموردين وردودهم جنبًا إلى جنب لمقارنة المشروع بسهولة ومنحه.

يمكن أن تقلل Fairmarkit الجهد اليدوي لتحديد المصادر من خلال الاستفادة من تكنولوجيا المشتريات المبتكرة.

ومن خلال الدمج في أنظمة ERP و P2P، تضيف Fairmarkit طبقة من الأتمتة لتقنية التحول الرقمي التي لديك بالفعل.

كما يعد إصدار طلبات عروض الأسعار في أي مرحلة من مراحل عملية الشراء أمرًا سهلاً.

للاطلاع على المزيد من الأخبار المعمارية

الفرق بين الرمال المصنعة ورمال النهر